一份准确及时的标准作业程序（SOP），是所有成功质量体系的关键组成部分。然而，单说从零开始写一份 SOP 文档就难于登天，更别说管理整个 SOP 目录了。如果 SOP 编写和管理得当，则有利于工作流程的准确性和可重复性，保障企业的合规性和做好审计准备。如果 SOP 编写和管理不当，或会导致员工工作思路混乱，散漫懈怠，出现潜在的严重违规行为。
如下 SOP 指南，主要帮助您创建和管理易于访问的、切实相关的、团队成员可以始终依赖的 SOP。
SOP 研究与准备
万事开头难。您可能接到任务，要为团队的日常工作、日常用到的工具、或者会遇到的但是不常发生的事务，策划并制定一个标准作业流程（SOP）。不论怎样，您可能想知道到底从哪里着手。开始动手编写 SOP 初稿之前，您首先要明确几个问题。
SOP 的目标是什么？
开始策划或更新 SOP 之前，首先要明确它的业务目标。是不是把现有流程记录下来并把它做成标准化流程？目标是优化现有流程吗？或者需要记录某个新设备的操作流程吗？创建 SOP 的原因有很多，但找准其主要目标，才有利于在 SOP 创建过程中综合考虑到所有方面，减少出现计划外的变化。
应该达到什么样的 SOP 标准？
如果经过一番策划编写、修改讨论和审批确认后，发现这份 SOP 不符合 GxP、ISO、内部质量标准等特定的 SOP 模板或标准，那就太遗憾了。与文档控制团队合作制定 SOP 之前，就要弄清楚这份 SOP 要达到什么样的标准，确保按照公司内部文档流程推进工作。
弄清楚这一点之后
确保拿到的是当前最新版 SOP
明确修订人和确认人是谁
最重要的是……
找到可能受新 SOP 影响的所有 SOP 文档、工作说明、工作表单、或 SOP 模板。
提前明确这些事情，有助于确定 SOP 的范围，减少后续非必要的工作。
寻求用户的建议
如果您认为可以开始填写 SOP 了，那么请再想一想。起草初稿之前，可以先了解相关用户对当前流程的意见，即使没有这样的流程，也可以先了解相关人员对这一缺失的看法。最适合的调研对象是，与这个 SOP 高度相关的人员。除了之前已经明确的修订人和确认人之外，可能会受本次变更影响的部门其它用户，我们也要去了解他们的想法。调研范围要尽量广，若本次变更影响范围是全公司的情况下，尤其如此。对于改进流程和提高效率而言，用户的直接意见是最宝贵的。综合他们的意见，能确保第一稿就能做到更精准实用，节省后面的修订和审批时间。
SOP 初稿
现在您已经通过前面的几个步骤，获得了所有相关信息，终于可以开始写初稿了。此时，不要希望能一步到位，尽量用好手头的信息即可。如果有任何专业知识方面的问题，可以在后面的讨论修订和审批确认流程中逐步完善。
SOP 一般由以下几部分构成
编制目的：开宗明义，交代行文的目的和意图。
适用范围：明确受本 SOP 管理的用户和岗位，为确保百分百说清楚，还可以说明范围之外的项目。目的和范围，应分章节单独写，以示区分。
责任人：列明要求完成本流程的所有人员和角色。如果涉及人员较广，可以考虑缩小 SOP 覆盖范围，创建一个范围较小、更相关的 SOP 文件或工作说明。
参考信息：列明本 SOP 提及的所有文件并注明出处。可能包括管理政策、工作说明、表单或其他相关文件。如果引用的是内部文件，应说明文件编号和修订版本。如果引用的是外部文件，应插入原文链接。
假设、注意事项和警告：列明本作业流程在起草或执行过程中提及的所有假设情况，用户注意事项和警告。
材料和设备：列明用户在完成本作业流程时可能需要的所有材料和设备。
在 SOP 中插入可视图表
有时候，仅用文字列明所有步骤和程序，可能无法让人全面领会其中的要义和合规要求。我们生活在一个到处是屏幕和图表的可视化时代，习惯几秒之内就抓住其中的重要信息。所以，您可以在 SOP 中大胆使用照片和图表：流程图、对比图、曲线图、图片等。用视图表示，有助于读者在 SOP 修订、审批和培训环节快速理解上下文义和澄清疑惑。
团队讨论修订
当您完成初稿后，可以与团队成员一起进行讨论并做出修订。这时候可能需要组织一次线上或现场讨论会，让所有人一起就文件内容进行讨论，及时做出相关修订。讨论过程中，每个人都可以提意见，出现冲突的地方要继续开展调查，调查后再讨论确定适合本 SOP 的正确做法。
SOP 试运行
经过团队的讨论修改后，下一步对本 SOP 管理的活动进行试运行，检查它在实践中可操作性。这一步的目的是，在进入下一步之前，找出并解决其中的缺口或盲点。
试运行还可以检查出本 SOP 范围是否适合其对标的工作任务。必要时，可以考虑将一个较大的 SOP，拆分成两个支持文件，或者创建单独的表单和说明。检验 SOP 适用范围是否合适的一个有效办法是，从培训的角度来考虑它。培训对象要读完整个文件才能完全达标吗？还是他们只要看其中某一部分就可以完全达标？如果大批用户只要学习其中一部分内容，那意味着将这一部分内容单独拿出来做一份 SOP，从学习时间和精力方面看，可能效果更好。
质量相关者确认
现在进入最后的确认阶段。SOP 发出去确认之前，一定要取消文件中的所有修订符号和批注内容，确保发到确认人手中的文件是整洁无修订格式的。如果初稿被其中某个确认人退回重改，一定要确保进行相应的修改后再次提交确认。即使其他确认人已经确认，当文件做出修订后，也要重新发给此人再次确认。
确保发给确认人的 SOP 文件全面完整
包含首字母缩写词注释、名词定义、参考文件
通篇页眉页脚正确无误
SOP 文件版本更新信息正确
检查拼写和语法错误
SOP 培训与交付
到这里，您编写的 SOP 就准备好投入执行了。顺利投入使用前，要提前做准备，让相关人员了解和领会 SOP 中的具体规范和要求。
帮助需要做出改变的用户做好准备
经过上述所有步骤，目的只有一个，就是要让本流程管理下的相关人员全部遵照新的 SOP 执行。培训是确保所有人都跟上新版 SOP 要求的重要方法。让所有人正式执行新的 SOP 前，一定要给他们做全面培训，以免出现潜在的不合规行为。培训形式可以多种多样，可以是简单的快速阅读和发函确认，也可以是按照 SOP 中规定的流程进行一次考试或模拟执行。
SOP 终稿批准后放在哪里？
您可以写出世界最好的 SOP。但是，如果真正需要它的人不方便拿到这样的文件，那么您的一切努力都白搭。如果日后需要进行修订（不得不承认，肯定会有这么一天），您会怎样配合新版修订工作？最后，用户要怎样才能获得新版 SOP 培训呢？
SOP 管理和交付，创建高质量单独文档，两者同等重要。一定要明确员工获得 SOP 文件的位置和方式。是否有规定的线下或线上文件夹位置，或者合适的 SOP 软件系统存放文件，让所有人都能看到和领会您辛苦编制出来的 SOP 文件。如果公司内部没有合适的文件管理系统来落实这一步工作，您也可以寻求外部支持。
编写高质量 SOP，您已经准备好了
现在，您已经具备了编写和管理优质 SOP 文档的基本知识。记住，做好准备、团队合作和访问方便是它的关键。在公司的规章制度和工作流程下，按照本指南的建议，您一定能编制出更精准简练、方便培训、且访问便捷的 SOP 文件。
如下 SOP 指南，主要帮助您创建和管理易于访问的、切实相关的、团队成员可以始终依赖的 SOP。
SOP 研究与准备
万事开头难。您可能接到任务，要为团队的日常工作、日常用到的工具、或者会遇到的但是不常发生的事务，策划并制定一个标准作业流程（SOP）。不论怎样，您可能想知道到底从哪里着手。开始动手编写 SOP 初稿之前，您首先要明确几个问题。
SOP 的目标是什么？
开始策划或更新 SOP 之前，首先要明确它的业务目标。是不是把现有流程记录下来并把它做成标准化流程？目标是优化现有流程吗？或者需要记录某个新设备的操作流程吗？创建 SOP 的原因有很多，但找准其主要目标，才有利于在 SOP 创建过程中综合考虑到所有方面，减少出现计划外的变化。
应该达到什么样的 SOP 标准？
如果经过一番策划编写、修改讨论和审批确认后，发现这份 SOP 不符合 GxP、ISO、内部质量标准等特定的 SOP 模板或标准，那就太遗憾了。与文档控制团队合作制定 SOP 之前，就要弄清楚这份 SOP 要达到什么样的标准，确保按照公司内部文档流程推进工作。
弄清楚这一点之后
确保拿到的是当前最新版 SOP
明确修订人和确认人是谁
最重要的是……
找到可能受新 SOP 影响的所有 SOP 文档、工作说明、工作表单、或 SOP 模板。
提前明确这些事情，有助于确定 SOP 的范围，减少后续非必要的工作。
寻求用户的建议
如果您认为可以开始填写 SOP 了，那么请再想一想。起草初稿之前，可以先了解相关用户对当前流程的意见，即使没有这样的流程，也可以先了解相关人员对这一缺失的看法。最适合的调研对象是，与这个 SOP 高度相关的人员。除了之前已经明确的修订人和确认人之外，可能会受本次变更影响的部门其它用户，我们也要去了解他们的想法。调研范围要尽量广，若本次变更影响范围是全公司的情况下，尤其如此。对于改进流程和提高效率而言，用户的直接意见是最宝贵的。综合他们的意见，能确保第一稿就能做到更精准实用，节省后面的修订和审批时间。
SOP 初稿
现在您已经通过前面的几个步骤，获得了所有相关信息，终于可以开始写初稿了。此时，不要希望能一步到位，尽量用好手头的信息即可。如果有任何专业知识方面的问题，可以在后面的讨论修订和审批确认流程中逐步完善。
SOP 一般由以下几部分构成
编制目的：开宗明义，交代行文的目的和意图。
适用范围：明确受本 SOP 管理的用户和岗位，为确保百分百说清楚，还可以说明范围之外的项目。目的和范围，应分章节单独写，以示区分。
责任人：列明要求完成本流程的所有人员和角色。如果涉及人员较广，可以考虑缩小 SOP 覆盖范围，创建一个范围较小、更相关的 SOP 文件或工作说明。
参考信息：列明本 SOP 提及的所有文件并注明出处。可能包括管理政策、工作说明、表单或其他相关文件。如果引用的是内部文件，应说明文件编号和修订版本。如果引用的是外部文件，应插入原文链接。
假设、注意事项和警告：列明本作业流程在起草或执行过程中提及的所有假设情况，用户注意事项和警告。
材料和设备：列明用户在完成本作业流程时可能需要的所有材料和设备。
在 SOP 中插入可视图表
有时候，仅用文字列明所有步骤和程序，可能无法让人全面领会其中的要义和合规要求。我们生活在一个到处是屏幕和图表的可视化时代，习惯几秒之内就抓住其中的重要信息。所以，您可以在 SOP 中大胆使用照片和图表：流程图、对比图、曲线图、图片等。用视图表示，有助于读者在 SOP 修订、审批和培训环节快速理解上下文义和澄清疑惑。
团队讨论修订
当您完成初稿后，可以与团队成员一起进行讨论并做出修订。这时候可能需要组织一次线上或现场讨论会，让所有人一起就文件内容进行讨论，及时做出相关修订。讨论过程中，每个人都可以提意见，出现冲突的地方要继续开展调查，调查后再讨论确定适合本 SOP 的正确做法。
SOP 试运行
经过团队的讨论修改后，下一步对本 SOP 管理的活动进行试运行，检查它在实践中可操作性。这一步的目的是，在进入下一步之前，找出并解决其中的缺口或盲点。
试运行还可以检查出本 SOP 范围是否适合其对标的工作任务。必要时，可以考虑将一个较大的 SOP，拆分成两个支持文件，或者创建单独的表单和说明。检验 SOP 适用范围是否合适的一个有效办法是，从培训的角度来考虑它。培训对象要读完整个文件才能完全达标吗？还是他们只要看其中某一部分就可以完全达标？如果大批用户只要学习其中一部分内容，那意味着将这一部分内容单独拿出来做一份 SOP，从学习时间和精力方面看，可能效果更好。
质量相关者确认
现在进入最后的确认阶段。SOP 发出去确认之前，一定要取消文件中的所有修订符号和批注内容，确保发到确认人手中的文件是整洁无修订格式的。如果初稿被其中某个确认人退回重改，一定要确保进行相应的修改后再次提交确认。即使其他确认人已经确认，当文件做出修订后，也要重新发给此人再次确认。
确保发给确认人的 SOP 文件全面完整
包含首字母缩写词注释、名词定义、参考文件
通篇页眉页脚正确无误
SOP 文件版本更新信息正确
检查拼写和语法错误
SOP 培训与交付
到这里，您编写的 SOP 就准备好投入执行了。顺利投入使用前，要提前做准备，让相关人员了解和领会 SOP 中的具体规范和要求。
帮助需要做出改变的用户做好准备
经过上述所有步骤，目的只有一个，就是要让本流程管理下的相关人员全部遵照新的 SOP 执行。培训是确保所有人都跟上新版 SOP 要求的重要方法。让所有人正式执行新的 SOP 前，一定要给他们做全面培训，以免出现潜在的不合规行为。培训形式可以多种多样，可以是简单的快速阅读和发函确认，也可以是按照 SOP 中规定的流程进行一次考试或模拟执行。
SOP 终稿批准后放在哪里？
您可以写出世界最好的 SOP。但是，如果真正需要它的人不方便拿到这样的文件，那么您的一切努力都白搭。如果日后需要进行修订（不得不承认，肯定会有这么一天），您会怎样配合新版修订工作？最后，用户要怎样才能获得新版 SOP 培训呢？
SOP 管理和交付，创建高质量单独文档，两者同等重要。一定要明确员工获得 SOP 文件的位置和方式。是否有规定的线下或线上文件夹位置，或者合适的 SOP 软件系统存放文件，让所有人都能看到和领会您辛苦编制出来的 SOP 文件。如果公司内部没有合适的文件管理系统来落实这一步工作，您也可以寻求外部支持。
编写高质量 SOP，您已经准备好了
现在，您已经具备了编写和管理优质 SOP 文档的基本知识。记住，做好准备、团队合作和访问方便是它的关键。在公司的规章制度和工作流程下，按照本指南的建议，您一定能编制出更精准简练、方便培训、且访问便捷的 SOP 文件。
